행정 문서작업 기본 흐름

프로젝트는 크게 두 가지 유형으로 구분되며, 기본 문서 흐름은 비슷하지만 보고 방식과 하자보수 적용에서 차이가 난다.

프로젝트 유형

유형	설명
신규/갱신(New/Renewal)	신규 구축 또는 리뉴얼 개발 프로젝트
운영유지(Maintenance)	자사 개발 여부와 무관하게 운영 가능한 프로젝트

공통 워크플로우

견적·문의 → (제안/입찰) → 계약 → 착수보고 → 중간보고 → 종료보고 → 하자보수
             ↑                ↑
         공공기관 한정    세금계산서 발행 시작

핵심 원칙: 계약 단계에서 비용을 최대한 확보해야 한다. 이후 증액이 매우 어렵다.

사내 양식은 구글 드라이브 공통행정 폴더에 정리되어 있다.

견적서: 프로젝트 수행 비용을 산정해 고객에게 제안하는 기본 문서
- 부가가치세 = 총 계약금액 / 1.1
- 공급가액 = 총 계약금액 - 부가가치세
비교견적서: 시중 가격과 비교해 비용 근거를 설명하는 문서
- 형식상 고객사 내부 문서처럼 보이지만 실제로는 우리가 작성하는 경우가 많음
- 계약 직전, 의사결정이 거의 끝난 시점에 요청되는 경우가 많음
- 작성 후에도 계약이 불발될 수 있으므로 투입 시간을 감안해야 함
- 너무 많은 가격 차이가 나면 실패한 비교견적서

공공기관 프로젝트에서는 제안/입찰 단계가 추가되며, 행정 업무 중 난도가 높은 편이다.

금액 기준	계약 방식
2천만원 이하	수의계약
2천만원 초과	경쟁입찰

제안요청서(RFP): 고객이 작성하는 요구사항 문서
- 기술 문서 성격이 강함
- 담당자의 IT 이해도에 따라 작성 지원 요청이 자주 발생함
제안서: 수행사가 작성하는 핵심 문서
- 보통 100페이지 내외, 한 달 이상 준비되기도 함
- 제출 부속 서류가 많아 체크리스트 관리가 중요함

계약 단계에서는 아래 3가지를 우선 확인한다.

계약기간 산정 시 유의사항

세금계산서
- 대금 수령 준비가 완료되었다는 신호에 가까움
- 수령 측인 우리가 발행하며, 대금 수령 시점마다 발행
공문 및 행정 문서
- 공공기관 클라이언트의 내부 행정처리를 위해 요청되는 문서
- 일정 변경, 과업 범위 확인, 보고 일정 조율 등도 포함될 수 있음